Tips Memimpin RAPAT PERUSAHAAN Menjadi Efektif

 

RAPAT adalah kegiatan yang tidak terhindarkan di dunia kerja. Dalam kurun waktu satu minggu saja, kita bisa menghadiri berbagai macam rapat. Tidak jarang saat kita mengikuti rapat, kita merasa lelah dan bingung. Biasanya, ini disebabkan karena rapat yang kita ikuti tidak memiliki agenda yang efektif. Rapat yang memiliki agenda tidak efektif dapat menurunkan semangat dan antusias tim yang bisa berakibat buruk terhadap kinerja tim. Jangan sembarangan, untuk membuat rapat pun perlu persiapan agenda. 

Lalu apa saja yang dibutuhkan untuk membuat agenda rapat yang efektif?

 

Berikut adalah lima tips untuk Anda mempersiapkan agenda rapat.

 

• Memperjelas tujuan rapat

Ketika akan membuat rapat, berikanlah gambaran singkat tentang apa saja yang akan dibahas dalam rapat. Hal ini dilakukan agar peserta rapat tidak bertanya-tanya di tengah rapat yang sedang berlangsung. Selain itu, dengan tujuan rapat yang jelas, seluruh peserta rapat sudah mengetahui apa yang akan menjadi hasil akhir dari rapat ini. Jika tujuan rapatnya mengenai pembuatan program baru, maka hasil akhir yang dicari adalah sebuah ide. Jika rapatnya mengenai masalah yang sedang dihadapi, maka hasil rapatnya adalah solusi. Dengan begitu, para peserta tidak datang dengan kepala kosong ketika mengikuti rapat nanti.

 

• Membuat daftar topik beserta formatnya

Setelah mengetahui tujuan dari rapat, saatnya Anda menentukan topik-topik apa saja yang akan menjadi bahan diskusi di rapat nanti. Topik pembahasan dapat disajikan dengan singkat, padat, dan jelas. Jangan lupa untuk menentukan format pada tiap topik tersebut. Gunanya agar peserta tahu apakah ini “diskusi terbuka”, “khusus laporan”, atau “untuk membuat keputusan”. Topik-topik yang sudah dipilih pun dapat ditambah lagi dengan pertanyaan-pertanyan maupun tugas yang nanti akan dilemparkan kepada peserta. Pertanyaan-pertanyaan ini dapat membantu peserta rapat untuk fokus dan tetap dalam jalur seharusnya. Peserta lain pun dapat mengingatkan satu sama lain ketika seseorang berpendapat sesuatu yang diluar dari pertanyaan-pertanyaan topik.

 

• Meminta saran dari peserta rapat

Jangan lupa, rapat tidak dilakukan oleh satu orang. Meminta saran kepada peserta rapat dapat memberikan Anda sudut pandang lain yang mungkin luput oleh Anda. Apakah topik-topik yang dibahas sudah relevan? Adakah hal penting yang tertinggal? Atau adakah sesuatu yang ingin didiskusikan? Meminta saran kepada peserta rapat juga dapat meningkatkan rasa partisipasi peserta dalam diskusi nanti. Tools kolaborasi dokumen seperti Google Docs dan sebagainya bisa menjadi opsi untuk memudahkan Anda dan peserta untuk saling bertukar pikiran. Namun, tetap ingat, tidak semua saran peserta harus dimasukan ke dalam agenda rapat. Pilihlah topik-topik yang relevan dan penting untuk dibahas dalam rapat nanti.

 

• Perkirakan jumlah waktu yang realistis untuk setiap topik

Anda dan para peserta tidak memiliki semua waktu di dunia ini. Masa pandemi memunculkan tren rapat daring yang dapat menghemat waktu rapat. Rapat yang singkat dan efektif akan sangat membantu peserta rapat. Kebalikannya, rapat yang memakan waktu lama akan membuat peserta lelah dan kehilangan fokus dalam rapat. Perkirakan waktu yang akan dihabiskan oleh tiap topik secara realistis. Jika memang Anda ingin membahas hal yang penting, jangan terlalu buru-buru membahasnya. Waktu-waktu yang perlu dipertimbangkan adalah pembahasan topik, bertanya dan menjawab pertanyaan, evaluasi solusi, dan tindakan apa yang akan dilakukan selanjutnya. 

 

• Laksanakan agenda

Setelah semua persiapan agenda rapat sudah selesai, waktunya untuk mengirimkan undangan kepada para peserta rapat. Kirimlah undangan satu minggu sebelum waktu rapat dilakukan agar dapat menghindari jadwal yang bentrok. Waktu satu minggu juga cukup untuk para peserta rapat menyiapkan pertanyaan atau mungkin tanggapan atas topik yang akan dibahas dalam rapat nanti. Jangan lupa untuk mengingatkan peserta jika ada dokumen atau laporan yang perlu peserta siapkan. Anda dapat menggunakan layanan seperti Google Calendar untuk mengirimkan undangan rapat. Fitur-fitur di sana dapat mempermudah Anda saat membuat undangan rapat.

Memang banyak hal yang harus diperhatikan ketika ingin menyiapkan rapat yang efektif. Namun, ingatlah bahwa rapat yang efektif akan mempermudah Anda dan tim dalam menghadapi apapun di dunia kerja. Untuk mengasah pengetahuan dan skill Anda dalam menyiapkan agenda rapat,

 

 

***Sumber : Istimewa

(* SFTN).