Tips Cara Membuat Notulen Rapat

 

 

KETIKA MASUK DUNIA KERJA, kamu pasti akan terlibat dalam aktivitas meeting atau rapat, entah itu dengan dengan sesama anggota divisi, atasan, manajemen, atau klien.

 

Setelah rapat selesai, kamu akan mendapatkan sebuah notulen yang biasanya dikirim melalui email atau group chat. 

 

Notulen berisi poin-poin penting dan mendetail mengenai apa yang terjadi selama rapat, termasuk topik dan siapa saja yang terlibat. Atas dasar itu, semua profesi perlu memahami notulen rapat tidak hanya staf administrasi atau sekretaris saja.

 

Untuk membantu kamu, artikel ini akan memberi penjelasan lengkap tentang pengertian, tujuan, format, cara pembuatan, hingga berbagai contoh notulen rapat.

 

⁠Apa Itu Notulen Rapat? 

Menurut KBBI, notula atau notulen adalah catatan singkat tentang jalannya suatu pertemuan secara keseluruhan, mulai dari tempat, waktu, peserta, materi yang dibahas, hingga hasil diskusi. 

Selain rapat kerja, beberapa jenis pertemuan lain yang juga kerap membutuhkan notulen adalah seminar, presentasi, sidang, dan diskusi. 

Dengan adanya notulen, suatu rapat bisa terdokumentasikan dengan baik, sehingga mempermudah para peserta rapat untuk menindaklanjuti hasil diskusi. Apalagi, notulensi rapat juga memiliki tujuan-tujuan tertentu yang dapat mendukung produktivitas kerja. 

 

Tujuan Notulen Rapat 

Sebagai catatan ringkas, fungsi notulen rapat adalah bukti tertulis atas jalannya rapat. Secara lebih spesifik, berikut tujuan dari pembuatan notulen: 

1. Menjadi pedoman 

Rapat kerja dilakukan untuk membahas suatu hal dan mengambil keputusan yang disepakati seluruh peserta. Nah, tujuan notulensi rapat adalah menjadi pedoman atau panduan bagi peserta untuk melakukan tindakan sesuai keputusan tersebut. 

Dengan adanya notulen, setiap peserta rapat bisa tahu siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan tertentu. Hal ini dapat memudahkan proses kolaborasi kerja sehingga lebih efisien. 

2. Sebagai pengingat 

Seperti yang sudah dijelaskan, fungsi notulen rapat adalah catatan singkat mengenai jalannya rapat. Informasi yang tertulis dalam notulen dapat menjadi pengingat bagi seluruh peserta rapat kerja. 

Alhasil, setiap peserta tidak akan bingung dengan pekerjaan dan tanggung jawab yang harus dilakukan sesuai hasil rapat. Mereka juga tidak akan melewatkan materi pembahasan karena telah tertulis dengan jelas dan sistematis dalam notulen. 

3. Efisiensi waktu 

Karena tiap peserta telah mengetahui tugas dan tanggung jawab masing-masing, mereka bisa langsung fokus mengerjakannya setelah rapat. Tidak ada lagi kebingungan tentang siapa harus mengerjakan apa, kapan pekerjaan harus selesai, dan sebagainya. 

Hal tersebut dapat membantu kamu dan tim untuk meningkatkan efisiensi kerja sehingga bisa lebih hemat waktu serta tenaga. 

4. Acuan bagi peserta yang absen dalam rapat 

Terkadang, beberapa peserta tidak bisa menghadiri rapat kerja karena sejumlah alasan tertentu. Namun, hal tersebut bukanlah masalah besar selama ada notulen rapat.  

Notulen berfungsi sebagai sumber informasi bagi para peserta yang tidak menghadiri rapat kerja. Dengan begitu, mereka masih bisa mengetahui jalannya rapat secara keseluruhan, hal-hal yang dibahas, hingga keputusan yang diambil. 

Nah, pembuatan notulen biasanya dilakukan oleh salah satu anggota rapat kerja yang telah ditunjuk sebelumnya. Ia disebut juga sebagai notulis rapat. 

⁠Peran Notulis Rapat 

Notulis rapat adalah seseorang yang bertugas mencatat jalannya rapat sejak awal hingga akhir, termasuk informasi yang dibahas hingga keputusan yang diambil. Selain itu, seorang notulis rapat juga mengemban berbagai peran berikut ini: 

1. Mencatat topik rapat dengan detail 

Seorang notulis wajib mencatat topik dan penjelasan yang dibahas selama rapat secara detail. Itulah kenapa notulis harus fokus dan cekatan agar tidak ada informasi yang terlewat untuk dicatat. 

Tidak cuma itu, notulis juga harus mengorganisasi catatan informasi tersebut agar mudah dipahami oleh semua orang yang menerima notulensi rapat. 

2. Mencatat jadwal rapat berikutnya 

Selain hasil pembahasan rapat, seorang notulis juga harus mencatat lokasi dan waktu pelaksanaan rapat. Bahkan, jika ada agenda rapat lanjutan, notulis wajib mencatatnya agar seluruh peserta bisa meluangkan waktu dan mempersiapkan diri untuk mengikutinya. 

3. Mencatat kehadiran peserta rapat 

Tak kalah penting, seorang notulis wajib mencatat seluruh anggota yang hadir dalam rapat kerja, mulai dari jumlah hingga nama. Selain itu, notulis biasanya juga akan menuliskan jabatan dan divisi kerja masing-masing peserta rapat. 

4. Menjaga kondusivitas rapat 

Sebagai notulis rapat, kamu harus mampu menjaga ketertiban rapat. Jika ada pembahasan di luar topik yang telah diagendakan, kamu berhak untuk mengingatkan. Dengan begini, proses rapat bisa berlangsung lebih efisien. 

5. Meringkas kesimpulan rapat 

Notulen rapat adalah catatan singkat atas jalannya suatu meeting. Maka dari itu, kamu hanya perlu menuliskan informasi dan kesimpulan rapat secara singkat, padat, dan jelas. Jangan menambahkan opini kamu ke dalam notulen karena isi catatan harus bersifat objektif. 

6. Mengumpulkan dokumentasi rapat 

Apabila ada dokumentasi khusus selama rapat, notulis juga wajib untuk mengumpulkannya dan mencantumkannya dalam notulen. Contoh dokumentasi khusus adalah foto, rekaman suara, atau deck presentasi. Biasanya, dokumentasi ini akan dicantumkan dalam bentuk lampiran. 

Nah, agar notulen mampu memberikan fungsi maksimal untuk seluruh anggota rapat, dokumen satu ini perlu ditulis dalam format yang benar. Memangnya, seperti apa contoh format notulen rapat? 

⁠Format Notulen Rapat yang Baik dan Benar 

Tiap perusahaan bisa jadi memiliki format notulen rapat Word yang berbeda. Namun, kalau kamu melihat berbagai contoh notulen rapat perusahaan maupun jenis rapat lainnya, format umum yang sering digunakan adalah: 

1. Nama rapat 

Awali notulen dengan menuliskan nama rapat untuk menjelaskan tujuan rapat tersebut. Hal ini juga dapat memudahkan pencarian notulen saat dibutuhkan kemudian hari. Misalnya untuk rapat bulanan tim finance, kamu bisa menuliskan judul: “Notulen Rapat Tim Finance Februari 2024”. 

2. Lokasi dan waktu pelaksanaan rapat 

Contoh format notulen rapat yang baik juga wajib mencantumkan lokasi dan waktu pelaksanaan rapat. Hal ini termasuk kapan rapat dimulai, berakhir, serta durasi istirahat. Berdasarkan informasi tersebut, kamu bisa mengevaluasi efektivitas pelaksanaan kegiatan rapat. 

3. Daftar peserta yang menghadiri rapat 

Format notulen rapat juga umumnya mencatat daftar peserta. Dengan ini, kamu bisa tahu siapa saja yang bertanggung jawab atas suatu tugas, siapa yang perlu mendapat notes tambahan, hingga siapa saja yang tidak perlu terlibat dalam project.  

4. Alasan diselenggarakannya rapat 

Pasti ada alasan khusus kenapa suatu rapat diadakan. Nah, alasan tersebut juga wajib dicatat dalam notulen. Cukup tuliskan tujuan rapat secara singkat, rapi, dan jelas agar lebih mudah dipahami oleh para pembaca notulen rapat. 

5. Diskusi dan hasil keputusan rapat 

Kalau kamu melihat contoh notulen rapat dinas atau jenis rapat lain, dokumen tersebut pasti mencantumkan informasi tentang pembahasan rapat. Untuk itu, kamu perlu menuliskan topik yang dibahas, hasil rapat, rencana selanjutnya, serta detail delegasi tugas kepada peserta. 

6. Lampiran dokumen terkait 

Ada beberapa format notulen rapat Word yang memiliki lampiran. Bagian ini biasanya berfungsi untuk mencantumkan dokumen pendukung (jika ada), seperti gambar, foto, rekaman video, file, deck presentasi, atau yang lainnya. 

7. Agenda rapat berikutnya 

Format satu ini bersifat opsional. Itulah kenapa tidak semua contoh notulen rapat organisasi maupun notulen rapat kerja memiliki agenda berikutnya. 

Bagian ini ditulis hanya jika ada agenda rapat berikutnya. Pastikan kamu juga menuliskan informasi tempat dan waktu rapat tersebut, ya. 

Setelah mengetahui berbagai format di atas, kini kamu sudah selangkah lebih maju untuk membuat notulen yang benar. Kabar baiknya lagi, kamu juga bisa melakukannya dengan cepat. Bagaimana caranya? 

⁠Cara Membuat Notulen Rapat dengan Cepat dan Benar 

Berdasarkan susunan format di atas, sekarang saatnya kamu mengetahui cara membuat notulen rapat dengan cepat dan benar. Yuk, ikuti beberapa langkah berikut ini! 

1. Gunakan aplikasi online seperti Canva 

Biar lebih menghemat waktu dan tenaga dalam membuat notulen rapat, gunakan aplikasi online seperti Canva. Website satu ini menyediakan banyak desain template gratis untuk membuat notulen, sehingga kamu tidak perlu menulisnya secara manual dan membuat desain dari awal. 

2. Pilih template notulen rapat 

Dari sekian banyak desain template notulen rapat yang tersedia, pilihlah salah satu yang sesuai kebutuhanmu. Kamu bisa menyesuaikannya dengan tema rapat atau detail informasi.  

Misalnya untuk rapat bersama manajemen, template notulen berdesain formal biasanya akan lebih cocok. Lalu, jika akan ada agenda rapat berikutnya, pilihlah template yang memiliki format untuk penulisan informasi tersebut. 

3. Isi detail yang dibutuhkan 

Umumnya, template notulen rapat telah dilengkapi dengan format umum seperti yang disebutkan di atas. 

Jadi, kamu pun bisa langsung mengisinya dengan detail informasi seputar jalannya rapat, mulai dari nama dan tujuan rapat, lokasi dan tanggal, daftar peserta, hingga hasil pembahasan. 

4. Rapikan catatan rapat 

Setelah notulen selesai ditulis, periksa ulang informasi yang kamu cantumkan. Pastikan bahwa bahasanya mudah dipahami dan urutan formatnya sudah sesuai. 

Jika menemukan kesalahan seperti typo, kamu juga bisa langsung mengoreksinya agar notulen enak dibaca. 

5. Unduh dokumen notulen rapat 

Setelah memastikan bahwa penulisan notulen rapat sudah benar dan rapi, kamu bisa mengunduh dokumen tersebut ke jaringan intranet kantor. Opsi lainnya adalah langsung mengirimkan notulen kepada seluruh anggota rapat dan pihak-pihak lain yang berkepentingan. 

Lantas, seperti apa tampilan notulen rapat jika mempertimbangkan format dan cara penulisan seperti di atas? Berikut beberapa contoh notulensi rapat yang bisa kamu cermati. 

 

Contoh Notulen Rapat 

Supaya punya gambaran lebih jelas soal penulisan notulen rapat yang benar, Jobstreet telah merangkum berbagai contoh notulen untuk kamu. Ada banyak pilihan mulai dari contoh notulen rapat koordinasi sampai untuk seminar. Semuanya bisa kamu temukan di bawah ini! 

 

1. Contoh notulen rapat koordinasi 

Notulen Rapat Koordinasi Penetapan Tanggal Program Kerja UKM Universitas XXX Hari, tanggal : Kamis, 15 Februari 2024 ⁠Waktu : 10.00 – 12.00 WIB ⁠Tempat : Sekretariat UKM Universitas XXX, Kampus C ⁠Pemimpin rapat : Moreno Hanafiah ⁠Jumlah peserta : 40 Orang ⁠Materi rapat : Penetapan tanggal program kerja UKM di Universitas XXX Hasil rapat :  - UKM Fotografi mempunyai program kerja hunting foto bulanan yang akan dilaksanakan tiap hari Jumat pada minggu keempat tiap bulan, dimulai pada tanggal 23 Februari 2024. - UKM Jurnalistik mempunyai program kerja pembuatan e-magazine setiap enam bulan sekali, yang rencananya akan mulai terbit pada Juni 2024. - UKM Voli mempunyai program kerja latih tanding yang akan diadakan setiap awal bulan, dimulai pada Maret 2024. - UKM Futsal mempunyai program kerja latih tanding yang akan diadakan setiap akhir bulan, dimulai pada Maret 2024. - UKM Basket mempunyai program kerja latih tanding yang akan diadakan setiap dua minggu sekali, dimulai pada Maret 2024.    Pemimpin Rapat dan Notulis,  Moreno Hanafiah.

⁠2. Contoh notulen rapat perusahaan 

Notulen Rapat Ulang Tahun Perusahaan PT XXX 17 Hari, tanggal : Kamis, 15 Februari 2024 ⁠Tempat : Ruang rapat kantor PT XXX 17 ⁠Waktu : 15.00 – 17.00 WIB ⁠Agenda rapat : Pembahasan tentang acara ulang tahun perusahaan ⁠Pemimpin rapat : Choin Seungcheol, Direktur Utama PT XXX 17 ⁠Notulis : Yoon Jeonghan ⁠Kegiatan : Pembukaan dari pemimpin rapat; Pembentukan panitia acara ulang tahun PT XXX 17 Keputusan rapat :   Pada Kamis, 15 Februari 2024, telah diselenggarakan rapat tentang pembahasan acara ulang tahun PT XXX 17 yang akan dilaksanakan pada 23 Mei 2024.  Berdasarkan hasil rapat, terbentuk penetapan panitia acara sebagai berikut:  - Ketua pelaksana: Kim Mingyu ⁠- Wakil ketua pelaksana: Joshua Hong ⁠- Sekretaris: Xu Minghao ⁠- Wakil Sekretaris: Lee Jihoon ⁠- Bendahara: Lee Chan ⁠- Humas: Boo Seungkwan ⁠- Ketua seksi acara: Lee Seokmin ⁠- Ketua seksi konsumsi: Moon Junhui ⁠- Ketua seksi perlengkapan: Kwon Soonyoung ⁠- Ketua seksi dokumentasi: Jeon Wonwoo ⁠- Ketua seksi dekorasi: Chwe Hansol   Notulis,  Yoon Jeonghan

⁠3. Contoh notulen rapat organisasi 

Notulen Rapat Perencanaan Bakti Sosial Green Community  Hari, tanggal : Kamis, 15 Februari 2024 ⁠Lokasi : Tunjungan Plaza 3, Surabaya ⁠Waktu : 18.00 WIB ⁠Hadir : - Ketua organisasi ⁠- Sekretaris organisasi ⁠- Bendahara organisasi ⁠- Ketua pelaksanaan kegiatan bakti sosial ⁠- Divisi acara ⁠- Divisi penggalangan dana ⁠- Divisi publikasi dan dokumentasi ⁠- Divisi konsumsi ⁠- Divisi perizinan dan logistik ⁠- Divisi transportasi Pimpinan rapat : Ketua organisasi; ⁠Notulen : Sekretaris organisasi; ⁠Agenda rapat : Perencanaan bakti sosial di Tanjung Perak  Keputusan rapat :  - Bakti sosial akan dilaksanakan selama dua hari pada Sabtu dan Minggu, 29-31 Maret 2024 di Tanjung Perak. - Hari pertama adalah agenda mengajak anak-anak ke Museum Jalasveva Jayamahe, sedangkan hari kedua untuk penyerahan dana hibah kepada Kampung Tanjung Perak. - Penggalangan dana akan dilakukan dengan mendapatkan sponsorship, penjualan merchandise, dan sosialisasi melalui media sosial.  Penutup : Rapat ditutup pada Kamis, 15 Februari 2024 pada pukul 20.00 WIB. Agenda rapat berikutnya akan diadakan di Tunjungan Plaza 3 pada Jumat, 23 Februari 2024 untuk membahas progres penggalangan dana. Demikian notulen rapat bakti sosial Green Community dilaporkan.    Surabaya, 15 Februari 2024  (ttd) ⁠Ketua Green Community  (ttd) ⁠Sekretaris Green Community

4. Contoh notulen rapat dinas 

NOTULEN RAPAT ⁠Pemerintah Provinsi Jawa Timur (Jatim) ⁠Dinas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif   Hari, tanggal : Kamis, 15 Februari 2024 ⁠Tempat : Kantor Pemerintah Provinsi Jawa Timur ⁠Waktu : 10.00 - 12.00 WIB ⁠Acara : Pembahasan revitalisasi area turis di Surabaya ⁠Pemimpin rapat : Bapak Dino, perwakilan Dinas Pariwisata Provinsi Jatim  Hasil keputusan rapat :  - Pemberian anggaran Rp 500 juta untuk revitalisasi tiga area turis di Surabaya;  - Tim Dinas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Jatim akan mengadakan survei lapangan dan menyusun rencana pembangunan infrastruktur;  - Mengajak UMKM di Surabaya untuk bergabung dan menjual produknya di berbagai area turis.  Demikian notulen rapat pada Kamis, 15 Februari 2024 disampaikan. Agenda rapat berikutnya akan diadakan di Kantor Pemerintah Provinsi Jatim pada Kamis, 22 Februari 2024 untuk membahas progres atas hasil keputusan dalam rapat ini. Terima kasih.    Mengetahui,  Perwakilan Dinas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Jatim  Notulis,  Inara

5. Contoh notulensi rapat tim pemasaran 

Notulen Rapat Tim Content Marketing PT XXX, Januari 2024  Hari, tanggal : Jumat, 26 Januari 2024 ⁠Tempat : Ruang Meeting 3, Gedung PT XXX, Surabaya ⁠Waktu : 09.00 – 11.00 WIB ⁠Tujuan rapat : Perencanaan strategi content marketing untuk Ramadan  Peserta rapat : - Bianca (Content Marketing Lead) ⁠- Nara (Content Editor) ⁠- Sisy (Content Writer) ⁠- Diaz (SEO Specialist) ⁠- Inez (Social Media Specialist) ⁠- Chris (Graphic Designer) Pembahasan : - Evaluasi strategi content marketing yang telah berjalan. ⁠- Menyusun strategi content marketing yang efektif untuk Ramadan 2024.  Keputusan rapat :   - Membuat campaign Ramadan di media sosial dan website. ⁠- Tim content writer dan social media diskusi untuk menentukan topik utama campaign. ⁠- Membuat konten dalam bentuk artikel, IG Reels, dan video TikTok. ⁠- Pembuatan kalender konten harus selesai sebelum 15 Februari 2024.  Notulis : Indira ⁠Rapat selanjutnya : Senin, 19 Februari 2024

 

6. Contoh notulen rapat tim penelitian dan pengembangan

Notulen Rapat Tim R&D PT Kosmetika XXX, Januari 2024   Hari : Jumat, 26 Januari 2024 ⁠Tempat : Ruang Meeting 2, Gedung PT Kosmetika XXX, Jakarta Pusat ⁠Waktu : 10.00 – 12.00 WIB ⁠Tujuan rapat : Pengembangan lip makeup baru PT Kosmetika XXX Peserta rapat : - Aki (Ketua Divisi R&D) ⁠- Harsya (Staff R&D) ⁠- Marina (Product Manager) ⁠- Chiko (Marketing Manager) Pembahasan : - Pembuatan lip glaze baru untuk PT Kosmetika XXX; ⁠- Menyusun strategi marketing untuk lip glaze baru PT Kosmetika XXX.  Hasil keputusan rapat :  ⁠- Lip glaze baru PT Kosmetika XXX akan diluncurkan pada Oktober 2024. ⁠- Analisis minimal lima produk serupa dari kompetitor sebagai benchmark. ⁠- Tim marketing akan menyelesaikan rencana pemasaran untuk peluncuran lip glaze maksimal pada minggu keempat Juli 2024. Notulis : Romi ⁠Rapat selanjutnya : Jumat, 23 Februari 2024

 

7. Contoh notulen rapat tim administrasi 

Notulen Rapat Tim Administrasi PT ABC, Januari 2024  Hari, tanggal : Jumat, 26 Januari 2024 ⁠Tempat : Ruang Meeting Gedung PT ABC, Jakarta Selatan ⁠Waktu : 13.00 – 15.00 WIB ⁠Tujuan rapat : Penyederhanaan proses administrasi PT ABC ⁠Peserta rapat : - Austin (Ketua Divisi Administrasi) ⁠- Audrey (Supervisor Divisi Administrasi) ⁠- Malika (Staf Admin) ⁠- Tejas (Staf Admin) Pembahasan : - Evaluasi SOP proses administrasi PT ABC. ⁠- Menentukan SOP baru untuk meningkatkan efisiensi administrasi PT ABC. Keputusan rapat : ⁠- Proses administrasi saat ini masih mengandalkan cara manual. ⁠- Tim administrasi akan menggunakan software baru untuk menyederhanakan proses administrasi. ⁠- Pembentukan SOP baru untuk pemakaian software. Notulis : Ratna ⁠Rapat selanjutnya : Jumat, 16 Februari 2024

8. Contoh notulen rapat tim HR 

Notulen Rapat Tim HR PT XYZ, Desember 2023  Hari  : Jumat, 22 Desember 2023 ⁠Tempat : Ruang Rapat Gedung PT XYZ, Bandung ⁠Waktu : 10.00 – 12.00 WIB ⁠Tujuan rapat : Penambahan karyawan untuk divisi finance PT XYZ ⁠Peserta rapat : - Reno (Direktur Utama PT XYZ) ⁠- Kiki (Head of HR PT XYZ) ⁠- Michelle (Head of Finance PT XYZ) Pembahasan :   - Kondisi terkini divisi finance PT XYZ. ⁠- Penambahan karyawan di divisi finance PT XYZ. ⁠- Detail job desc yang akan dikerjakan karyawan baru. ⁠- Gaji yang akan didapatkan karyawan baru. Hasil keputusan rapat :  - Divisi finance PT XYZ akan mendapat 3 orang karyawan baru. ⁠- Rincian job desc karyawan baru akan disusun oleh Head of Finance sebelum 5 Januari 2024. ⁠- Range gaji yang ditawarkan: Rp5-7 juta. ⁠- Informasi lowongan kerja akan disebarkan melalui Jobstreet. Notulis : Eka

9. Contoh notulen rapat tim kreatif 

Notulen Rapat Tim Kreatif PT Good Agency, Januari 2024  Hari, tanggal : Jumat, 12 Januari 2024 ⁠Tempat : Calibre Coffee, Surabaya Pusat ⁠Waktu : 13.00 – 16.00 WIB ⁠Tujuan rapat : Rebranding logo dan tagline baru PT Good Agency ⁠Peserta rapat : - Aga (Direktur Utama PT Good Agency) ⁠- Cakra (Head of Creative PT Good Agency) ⁠- Nirin (Creative Designer PT Good Agency) ⁠- Sitha (Copywriter PT Good Agency).  Pembahasan :   - Evaluasi logo dan tagline terkini PT Good Agency ⁠- Menentukan pesan yang akan disampaikan melalui logo dan tagline baru ⁠- Menentukan rancangan kasar desain logo baru PT Good Agency.  Keputusan rapat :  - Dua warna utama yang akan digunakan pada logo baru: rose quartz dan serenity blue ⁠- Tim desain grafis membuat 5-10 alternatif desain logo baru ⁠- Tim copywriting membuat 15-20 alternatif tagline baru.  Notulis : Ella ⁠Rapat selanjutnya : Senin, 12 Februari 2024

10. Contoh notulen rapat online 

Notulen Rapat Online Diskusi “Tips Meningkatkan Public Speaking”  Hari, tanggal : Kamis, 15 Februari 2024 ⁠Tempat : Online via Google Meets ⁠Waktu : 18.00 WIB ⁠Pembicara : Carlo Andara (Co-founder Sekolah Public Speaking) ⁠Jumlah peserta : 50 Orang  Isi diskusi :  - Keahlian public speaking sangat penting untuk menunjang self-branding dan memperluas koneksi. - Cara meningkatkan skill public speaking: merekam diri sendiri berbicara, melatih intonasi dan artikulasi, melatih gestur dan body language, menyesuaikan gaya bahasa dengan target audiens, serta meminta orang lain menilai penampilan.  Kesimpulan: Public speaking merupakan keahlian yang bisa dipelajari dan dapat membantu seseorang untuk lebih unggul di tengah persaingan dunia kerja.  Notulis: Bianca Safinah

11. Contoh notulen rapat di sekolah 

Notulen Rapat SMA Negeri 567 Surabaya  Hari, tanggal : Kamis, 15 Februari 2024 ⁠Tempat : Kantor Guru SMA Negeri 567 Surabaya ⁠Waktu : 9.00 – 11.00 WIB ⁠Pemimpin rapat : Mochtar Aji ⁠Jumlah peserta : 35 Orang ⁠Materi rapat : Penentuan tanggal ujian akhir semester (UAS) ganjil  Keputusan rapat :  Berdasarkan rapat yang diadakan pada Kamis, 15 Februari 2024, maka Ujian Akhir Semester (UAS) Ganjil untuk seluruh murid SMA Negeri 5 Surabaya akan dilaksanakan pada 18-22 Maret 2024.    Pemimpin Rapat, Notulis,  Mochtar Aji Ariffah Sulastri

12. Notulen rapat kantor pemerintah 

Notulen Rapat Penanggulangan Demam Berdarah (DBD)  Kepada Yth : Fathan (Ketua Camat) ⁠Dari : Budi (Wakil Camat) ⁠Hal : Rapat Bulanan ⁠Hari, tanggal : Jumat, 16 Februari 2024 ⁠Tempat : Ruang Serbaguna Lantai 3, Kecamatan Waru, Sidoarjo ⁠Waktu : 15.00 - 17.00 WIB ⁠Acara : Koordinasi evaluasi pengendalian penyakit DBD ⁠Undangan : - Kasudin Kesmas Sidoarjo ⁠- Para Camat Sidoarjo ⁠- Para Lurah Sidoarjo.  Pimpinan rapat : KA Dinas Kesmas Sidoarjo  Hasil rapat :  Acara dibuka oleh Sekda Sidoarjo, lalu dilanjutkan dengan penyampaian materi berikut:  - Evaluasi penanggulangan DBD di Sidoarjo oleh Kesmas dan Kepala Biro Bintal ⁠- Strategi efektif untuk mengantisipasi peningkatan kasus DBD oleh Depkes Sidoarjo.  Demikian notulen ini dibuat untuk dijadikan bahan evaluasi lebih lanjut.    Sidoarjo, 16 Februari 2024  Peserta Rapat,  ⁠Wakil Camat ⁠(Budi) ⁠NIP: 12345678910

13. Notulen rapat 1:1 

Notulen Rapat Sesi 1:1 Gilang dan Maiko  Hari, tanggal : Jumat, 12 Februari 2024 ⁠Tempat : Ruang Rapat Lantai 5 Gedung DEF ⁠Waktu : 15.00 - 16.00 WIB ⁠Pembuka : Menurut Maiko, bagaimana performa Maiko selama kuarter IV/2023?  Poin diskusi : ⁠- Maiko merasa kesulitan untuk fokus bekerja. ⁠- Bagaimana Gilang bisa membantu Maiko meningkatkan performa kerja?  Evaluasi :  ⁠- Project A berhasil diselesaikan Maiko dengan baik dan tepat waktu. ⁠- Project B yang dikerjakan Maiko telat hingga seminggu. Tantangan : ⁠- Maiko merasa jenuh dengan pekerjaan selama sebulan terakhir. ⁠- Durasi pengerjaan tugas harian lebih lama daripada biasanya.  Feedback :  - Maiko diminta untuk lebih terbuka saat menemui kesulitan dalam pengerjaan tugas, sehingga Gilang dan tim bisa memberi bantuan seperlunya. ⁠- Maiko disarankan cuti untuk menjernihkan pikiran dan recharge energi.  Tindakan yang diambil : ⁠- Maiko akan mengambil cuti selama empat hari pada tanggal 22, 23, 26, dan 27 Februari 2024 ⁠- Pekerjaan Maiko selama cuti akan diambil alih sementara oleh Gilang.

14. Contoh notulen rapat brainstorming 

Notulen Rapat Brainstorming Event Beauty Festival  Hari, tanggal : Kamis, 15 Februari 2024 ⁠Tempat : Ruang Rapat Lantai 3 ⁠Waktu : 14.00 – 16.00 WIB ⁠Pemimpin rapat : Sabina  ⁠Peserta rapat : ⁠- Zahra ⁠- Davin ⁠- Aksa ⁠- Putri ⁠- Ajeng ⁠- Niki ⁠- Thalia  Materi rapat : ⁠- Penentuan jumlah dan brand kecantikan mana saja yang akan diundang untuk membuka booth. ⁠- Pembahasan teknis dan pengisi acara. ⁠- Pemilihan vendor makanan dan minuman untuk jualan di beauty event. ⁠- Pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing panitia. ⁠- Penentuan strategi pemasaran beauty event.  Keputusan rapat : ⁠- Ada 25 brand kecantikan yang akan diundang untuk membuka booth di beauty event. ⁠- Pengisi acara sementara: Ketua Pelaksana Event, Tasya F., Kiara L., dan Fatya B. ⁠- Vendor makanan dan minuman sementara: Kopi A, Kopi B, dan Yoshiyoshi. ⁠- Niki bertanggung jawab membentuk tim untuk menyusun teknis acara, paling lambat 29 Februari 2024. ⁠- Ajeng bertanggung jawab menghubungi vendor makanan dan minuman. ⁠- Aksa bertanggung jawab menghubungi brand kecantikan yang akan diundang. ⁠- Thalia bertanggung jawab membentuk tim untuk merancang rencana pemasaran beauty event, paling lambat 29 Februari 2024.  Jadwal rapat selanjutnya: Jumat, 1 Maret 2024

15. Notulen rapat karang taruna 

Notulen Rapat Karang Taruna RT 03 RW 04  Hari, tanggal : Sabtu, 17 Februari 2024 ⁠Tempat : Balai RT 03 RW 04 ⁠Waktu : 19.00 - 21.00 WIB ⁠Agenda rapat : Penetapan panitia halal bihalal RT 03 RW 04 ⁠Pemimpin rapat : Ferdinan ⁠Notulis : Susi Susanti  Kegiatan :   - Pembukaan oleh pemimpin rapat. ⁠- Sambutan oleh Ketua RT. ⁠- Penentuan panitia halal bihalal.  Keputusan hasil rapat :   Pada Sabtu, 17 Februari 2024, telah diadakan rapat pembentukan panitia untuk acara halal bihalal di RT 03 RW 04. Hasil rapat menghasilkan susunan kepanitiaan seperti berikut:  - Ketua pelaksana: Fikri ⁠- Wakil ketua: Maulana ⁠- Sekretaris: Indah ⁠- Bendahara: Novi ⁠- Ketua seksi acara: Jamal ⁠- Ketua seksi konsumsi: Cintya ⁠- Ketua seksi perlengkapan: Oka ⁠- Ketua seksi dokumentasi: Lintang    Pimpinan rapat, Notulis,  Ferdinan Susi Susanti

16. Notulen rapat review performa 

Notulen Rapat Review Performa Penjualan PT YES, Januari 2024   Hari, tanggal : Jumat, 12 Januari 2024 ⁠Tempat : Ruang Rapat 2A Gedung PT YES, Surabaya ⁠Waktu : 10.00 - 12.00 WIB ⁠Tujuan rapat : Review performa penjualan PT YES periode Oktober-Desember 2023  Peserta rapat :   - Dina (Direktur Utama PT YES) ⁠- Erwan (Head of Sales PT YES) ⁠- Nadia (Sales Supervisor PT YES) ⁠- Najwa (Head of Marketing PT YES) ⁠- Tiara (Head of Finance PT YES)  Pembahasan :   - Evaluasi hasil penjualan produk PT YES untuk periode Oktober-Desember 2023. ⁠- Perbandingan hasil penjualan periode Oktober-Desember 2023 dan Juli-September 2023. ⁠- Evaluasi strategi marketing untuk penjualan produk PT YES selama Oktober-Desember 2023. ⁠- Penyusunan strategi sales dan marketing untuk periode Januari-Maret 2024.  Hasil keputusan rapat:  - Penjualan produk PT YES selama Oktober-Desember 2023 mengalami penurunan sebanyak 20%. ⁠- Penurunan penjualan disebabkan oleh berkurangnya daya beli masyarakat menjelang akhir tahun. ⁠- Strategi marketing untuk periode Oktober-Desember 2023 belum berhasil mencapai target. ⁠- Untuk meningkatkan penjualan produk pada periode Januari-Maret 2024, tim sales dan marketing akan menawarkan promo spesial.  Notulis: Ratna

17. Contoh notulen rapat umum pemegang saham 

Notulen Rapat Umum Pemegang Saham PT Makmur Jaya ABC Tbk  Hari, tanggal : Kamis, 15 Februari 2024 ⁠Tempat : Multifunction Hall Lantai 9, Gedung PT Makmur Jaya ABC Tbk ⁠Waktu : 10.00 - 16.00 WIB    Pendahuluan  Sesuai kaidah organisasi resmi yang disahkan, telah dilaksanakan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) PT Makmur Jaya ABC Tbk, selanjutnya disebut PERUSAHAAN. Anggota yang hadir kali ini adalah seluruh pemegang saham PERUSAHAAN, yaitu: - Joshua ⁠- Daniel ⁠- Hanggara ⁠- Gazi ⁠- Thalia ⁠- Andin ⁠- Kaia ⁠- Tasha  Dengan kata lain, RUPS PERUSAHAAN kali ini dihadiri 100% pemegang saham. Artinya, RUPS sah dinyatakan quorum sehingga bisa menetapkan keputusan yang mengikat PERUSAHAAN.  Selain seluruh pemegang saham, RUPS PERUSAHAAN juga dihadiri oleh para undangan yang tertarik bergabung sebagai calon pemegang saham PERUSAHAAN sebagaimana terlampir. Dengan persetujuan seluruh pemegang saham, para calon pemegang saham sudah resmi dianggap sebagai pemegang saham. Hal ini membuat calon pemegang saham memiliki hak berpendapat dan memberi masukan, seperti yang dimiliki oleh seluruh pemegang saham.  Untuk memimpin RUPS kali ini, Direksi PERUSAHAAN dan para pemegang saham telah menunjuk Hanggara sebagai perwakilan, sehingga ia mempunyai tanggung jawab untuk merumuskan seluruh keputusan yang ditetapkan saat RUPS.  Keputusan RUPS  RUPS PERUSAHAAN telah menghasilkan sejumlah keputusan sebagai berikut:  - RUPS setuju memperluas kepemilikan saham PT Makmur Jaya ABC Tbk, dengan para undangan memperoleh prioritas untuk memiliki saham PT Makmur Jaya ABC Tbk;  - RUPS akan menerima laporan Direksi disertai catatan khusus. Selanjutnya, sejak saat tersebut, Direksi akan dinyatakan demisioner;  - RUPS setuju akan perampingan pengurus PERUSAHAAN. Hasilnya, jumlah Direksi menjadi dua orang dan Komisaris menjadi satu orang, yaitu:  Direktur Utama: Daniel ⁠Direktur Operasional: Gazi ⁠Komisaris: Thalia  - RUPS setuju atas usulan pemberian saham kehormatan kepada Natalie, Nathan, dan Nanda sebanyak masing-masing 10 lembar saham;  - Jika PERUSAHAAN membutuhkan biaya tambahan, RUPS menyerahkan kewenangan kepada Direksi untuk mencukupi kebutuhan biaya proyek dengan cara: (i) kerja sama bagi hasil; dan/atau (ii) bridging;    Lampiran  Lampiran I: Daftar Acara RUPS PERUSAHAAN  1. Pembukaan oleh pimpinan rapat: Direktur Utama PT Makmur Jaya ABC Tbk. ⁠2. Delegasi pimpinan rapat kepada Wakil Para Pemegang Saham. ⁠3. Penyampaian laporan perkembangan performa PT Makmur Jaya ABC Tbk. ⁠4. Pembahasan laporan. ⁠5. Penentuan Direksi dan Komisaris PT Makmur Jaya ABC Tbk yang baru. ⁠6. Doa dan penutup oleh Direktur Utama PT Makmur Jaya ABC Tbk yang baru terpilih.  Lampiran II: Daftar Hadir RUPS PERUSAHAAN - Joshua ⁠- Daniel ⁠- Hanggara ⁠- Gazi - Thalia ⁠- Andin - Kaia ⁠- Tasha ⁠- Natalie ⁠- Nathan ⁠- Nanda.  Demikian notulen rapat RUPS ini dibuat untuk kepentingan PERUSAHAAN.

18. Notulen rapat untuk seminar 

⁠Notulen Seminar Copywriting untuk Marketing Bisnis  Tema seminar : Copywriting untuk Menunjang Marketing Bisnis ⁠Hari, tanggal : Jumat, 16 Februari 2024 ⁠Tempat : Gedung Serbaguna Universitas XYZ Kampus B, Surabaya ⁠Waktu : 10.00 – 12.00 WIB ⁠Pembicara : Binawati Kurnia (Senior Copywriter PT ABC) ⁠Jumlah peserta : 50 Orang    Notulensi seminar :  - Copywriting merupakan teknik pembuatan tulisan untuk memancing target audiens agar mau melakukan suatu tindakan, misalnya untuk mengunjungi website, follow akun media sosial, atau membeli produk yang ditawarkan. - Pembuatan copywriting bisa dilakukan dengan beragam metode. Beberapa di antaranya adalah AIDA (Attention - Interest - Desire - Action), PAS (Problem - Aggravate - Solve), ACCA (Awareness - Comprehension - Conviction - Action), dan SSS (Star - Story - Solution). - Copywriting yang baik mampu membantu bisnis untuk meningkatkan brand awareness dan mempersuasi target audiens untuk membeli produk.  Notulis : Imanda Putri

Template Gratis Notulen Rapat

Untuk membantumu membuat notulen rapat dengan benar dan cepat, kamu bisa menggunakan template gratis dari Jobstreet berikut ini! 

Tenang saja, template satu ini bersifat umum sehingga dapat kamu pakai untuk berbagai jenis rapat. 

Notulen Rapat XXX  Hari, tanggal : ⁠Tempat : ⁠Waktu : ⁠Tujuan rapat : ⁠Peserta rapat : (tuliskan nama peserta rapat dalam bentuk poin) ⁠Pembahasan : (tuliskan topik pembahasan rapat dalam bentuk poin) ⁠Hasil keputusan rapat : (tuliskan hasil keputusan rapat secara jelas dalam bentuk poin) Notulis : ⁠Rapat selanjutnya :

⁠Kesimpulan

Dengan mengetahui berbagai notulen rapat dan format penulisannya, kini kamu sudah tidak perlu bingung jika ditanya tim HR perusahaan saat interview kerja.

Supaya makin ahli, kamu juga bisa latihan membuat notulen sendiri, lho! Kamubisa berlatih dengan mencatat hasil menonton seminar online. 

Berbekal pengetahuan dan skill membuat notulen rapat, kamu bakal lebih percaya diri saat apply lowongan kerja. Apalagi kalau menggunakan platform Jobstreet, tersedia ribuan lowongan kerja yang bisa kamu eksplor sesuai keahlian dan preferensi! 

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menembus pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. 

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dan terhubung dengan pakar industri di seekMAX dalam aplikasi Jobstreet.

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat. 

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

 

Pertanyaan Seputar Notulen Rapat 

1. Apa saja isi dari notulen rapat? 

⁠Umumnya, isi notulensi rapat adalah nama rapat itu sendiri, lokasi dan waktu pelaksanaan rapat, daftar peserta rapat, alasan diadakannya rapat, diskusi dan hasil keputusan rapat, lampiran dokumen terkait, serta informasi tentang agenda rapat berikutnya. 

⁠

2. Skill notulen rapat dibutuhkan untuk pekerjaan apa? 

⁠Skill notulen rapat dibutuhkan untuk pekerjaan swasta maupun pemerintahan di bidang apa pun.  ⁠Sebab, tiap bidang pekerjaan pasti melakukan aktivitas rapat sebagai bagian dari kolaborasi kerja. Namun, tugas notulen biasanya dilakukan oleh sekretaris perusahaan. 

⁠

3. Bagaimana cara membuat notulen rapat? 

⁠Cara membuat notulen rapat bisa kamu lakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini: 
⁠- Gunakan aplikasi online seperti Canva
⁠- Pilih template notulen rapat
⁠- Isi detail yang dibutuhkan
⁠- Rapikan catatan rapat
⁠- Unduh dokumen notulen rapat
⁠

4. Siapa yang membuat notulen rapat? 
   ⁠Orang yang membuat notulen rapat disebut juga sebagai notulis rapat. 
   ⁠
5. Tugas notulen itu apa? 
   ⁠Secara umum, tugas notulen atau notulis adalah mencatat topik rapat dengan detail, mencatat jadwal rapat berikutnya, menjaga kondusivitas rapat, mencatat anggota yang hadir, meringkas kesimpulan rapat, serta mengumpulkan dokumentasi rapat. 
   ⁠
6. Apa yang dimaksud dengan notulen? 
   ⁠Pengertian notulen adalah catatan singkat mengenai jalannya rapat secara keseluruhan, mulai dari tempat dan waktu rapat, peserta yang hadir, informasi yang dibahas, hingga keputusan yang diambil saat rapat. 

 

 *** Sumber : Istimewa

(* SFTN).